Mimo powszechnej już dominacji poczty elektronicznej ponad tradycyjnym listem, ten ostatni dalej ma swoje zastosowanie. Formalna korespondencja pomiędzy firmami jest często właśnie dokonywana na papierowym liście. Formalne listy biznesowe mogą mieć różną postać. Mogą to być podania o pracę, informacja o rozwoju danej firmy, zapytanie, prośba o podjęcie odpowiedniego działania czy też skarga.
Aby list formalny spełniał wymogi musi bezpośrednio komunikować wiadomość, na dodatek w języku prostym, pozbawionym wszelkich „ukwieceń”. Co więcej, musi też zostać napisany według określonego schematu, wzoru, który taką korespondencję formalną definiuje.
W naszym liście znaleźć powinny się na pewno określone rzeczy:
- Adres nadawcy, dane jego firmy, jednak nie dane osobowe. Umieszczamy je zawsze w prawym górnym rogu kartki.
- Dane osobowe i firmowe adresata. Umieszczamy je poniżej tych nadawcy, jednak po przeciwnej, lewej stronie kartki.
- Odnośnik. Nie jest to nieodzowna część listu, występuje jedynie wtedy kiedy korespondencja odnosi się do poruszanej już, czy też wcześniej występującej sprawy. Odnośnik umieszcza się pod danymi adresata po jednej spacji. Stosowny zwrot to „Our ref:”
- Data. Powinna znajdować się bezpośrednio pod odnośnikiem. Gdy ten jest w liście nieobecny, datę umieszczamy około dwóch spacji pod danymi adresata.
- Nagłówek. Najczęściej spotykanym nagłówkiem jest „Dear…” oraz dane osobowe adresata. Jeśli znamy jego nazwisko piszemy np.: Dear Mr/Ms Taylor. Gdy nazwisko nie jest znane, odpowiednim zwrotem jest Dear Sir/Madam, co jest odpowiednikiem naszego „Szanowny Panie, Szanowna Pani”. Umieszczamy go po lewej stronie kartki.
- Treść listu. Powinna być ona podzielona na akapity, powiązane ze sobą przez tzw. linking words (przeczytaj rozdział).
- Zamknięcie. Jest ono określone przez reguły. Na końcu listu warto jest zawrzeć krótkie zdanie takie jak I look forward to hearing from you (Mam nadzieję na szybką odpowiedź), Please do not hesitate to contact me (Proszę nie wahać się ze mną skontaktować). Na końcu warto jest zawrzeć zdanie zamykające list („z poważaniem”) takie jak np.:
- „Yours sincerely” dla zdań zaczynających się od „Dear” + nazwisko
- „Yours faithfully” dla listów zaczynających się od Dear Sir/Madam
Kiedy list jest mniej formalny, na zakończenie można użyć zwrotów „Yours truly”, „Best Regards”, „Best wishes”.
Zamknięcie umieszczamy z lewej strony kartki.
Przydatne w listach formalnych zwroty to:
1. I am writing to you to confirm – Piszę do Pana/Pani aby potwierdzić.
2. Regarding our conversation – W odniesieniu do naszej rozmowy
3. I am enclosing – Załączam
4. It would be my pleasure – Byłoby dla mnie przyjemnością
poleca:
